Academic literature on the topic 'Affärssystem'

Uppsatsen behandlar ämnet affärssystem och studerar systemet med utgångspunkt från vårdföretaget Carema Omsorg. Affärssystem är en typ av informationsteknologi som har till syfte att integrera informationsflödet i en organisation för att skapa högre effektivitet och sänka kostnaderna. Mötet mellan en organisation och affärssystemet kan vara en mycket komplex process som bidrar till både negativa och positiva upplevelser för företaget.

 

Syftet med studien är att undersöka hur Carema Omsorg upplever att affärssystemet har påverkat organisationen i förhållande till den teori som presenteras kring affärssystem som främst bygger på produktionsföretags erfarenheter av systemet. Problematiken ses utifrån att erfarenheter och kunskap om affärssystem främst bygger på produktionsföretagens upplevelser av affärssystemets påverkan på företaget.

 

Den teoretiska infallsvinkeln är främst utifrån Davenport och Markus & Tanis som har publicerat ett flertal ansedda artiklar angående affärssystem. Studien har genomförts genom en empirisk undersökning i form av intervjuer och en enkätundersökning. Den empiriska undersökningen har kompletterats med sekundärt material i form av Caremas årsredovisning 2008 och webbaserat material.  

 

Den empiriska presentationen visar att Carema använder sig av flera system i sin affärssystemslösning som identifieras som en best-of-breed lösning. Det som prioriteras av företaget är att affärssystemet uppfyller en hög grad av systemanpassning medan en mindre viktig aspekt är graden av integration mellan de olika delsystemen. Den påverkan som systemet har i organisationen kan identifieras efter problem som uppstår i förhållande till medarbetarna och systemanvändning samt vinster utifrån effektiviserade arbetsprocesser och i form av stöd för företagets nyckelfördelar. 

 

Resultatet av undersökningen mynnar ut i att många Caremas upplevelser av affärssystemet är svåra att koppla direkt till systemets påverkan, eftersom företaget har många systemlösningar som inte är fullt integrerade med varandra. Slutsats är att det finns en differens mellan Caremas uppfattning av ett affärssystem och den teori som presenteras om affärssystem.

Studien redogör för vilka fördelar det finns med en anskaffning av affärssystem som molntjänst vilket är ett nytt och fortfarande relativt outforskat område. IT-relaterade tidskrifter och artiklar skildrar molntekniken som ett fenomen vilken kommer förändra IT-industrin, molnteknikens påverkan jämförs med både pc-revolutionen och uppkomsten av elektriciteten. Det är denna studies syfte att undersöka vilka fördelar som i praktiken motiverar företag till att anskaffa ett molnbaserat affärssystem. Studien har avgränsats till att enbart fokusera på tre företag. Vi har även haft som avgränsning att endast använda oss av företag som använder ett heltäckande affärssystem över molnet. Vi har med en kvalitativ utgångspunkt genomfört tre intervjuer med ledningsrepresentanter från företag som använder ett heltäckande affärssystem i molnet. Intervjuernas syfte var att få deras syn på fördelar med molnbaserade affärssystem. Vi har som underlag för intervjuguiden använt oss av vår teoretiska referensram vilken är baserad på vetenskaplig artiklar, facklitteratur samt böcker inom området. Studiens slutsats visar att när affärssystemet hanteras av en extern part via Internet tillåts företag fokusera mer på den egna kärnverksamheten. De får tillgång till systemleverantörens resurser och upplever en minskad säkerhetsmässig och ekonomisk risk, fördelar som indirekt leder till minskade kostnader. Det framgick även att då affärssystemet levereras över Internet ökar tillgängligheten till systemet och företag får en ökad mobilitet. Vår slutsats har tydliggjort för företag om vilka fördelar som i praktiken driver anskaffningen av affärssystem som molntjänst.

Affärssystem har blivit allt vanligare i organisationer och framhålls av systemleverantörer som ett verktyg för att öka organisationers flexibilitet. Forskning tyder dock på att affärssystem både kan öka och minska flexibiliteten för organisationer. Få empiriska studier har genomförts vad gäller affärssystems påverkan på organisationers flexibilitet och forskningen är splittrad vad gäller affärssystems påverkan på flexibiliteten för organisationer. Syftet med denna uppsats är att illustrera och förklara hur ett affärssystem påverkar flexibilitet i en organisation. För att besvara syftet skapas en analysmodell som syntetiserar tidigare forskning om flexibilitet med en organisatorisk förändringsmodell. En fallstudie utförs genom att anställda intervjuas på Posten Norden AB där affärssystemet SAP används. Uppsatsens undersökning, analys och slutsatser indikerar på att: (1) det arbetsflöde Postens affärssystem tillhandahåller är oflexibelt, (2) affärssystemet möjliggör flexibilitet i kommunikationen (3) affärssystemet hämmar flexibiliteten för vissa arbetsuppgifter på Posten, och (4) affärssystem har en komplex påverkan på flexibilitet i organisationer.

Detta examensarbete genomfördes för att nyttovärdera affärsnyttan med affärssystem i allmänhet ochsystemet Jeeves i synnerhet. Vår ansats innehåller en kombination av kvantitativ och kvalitativ metodmed nyttovärdering, processanalys och statistisk analys. Två PENG-analyser har genomförts hos företagen Ricoh AB och Lindberg & Son AB. Företagenskiljer sig väldigt mycket i storlek då Ricoh kan kategoriseras som ett stort företag och Lindberg &Son som ett medelstort företag. De två företag skiljer sig också i användarfas av sitt affärssystem då Ricoh har använt sitt system redan i 3 år, medan Lindberg & Son använder i dagsläget endast vissafunktioner av systemet och håller på med att sätta i drift resterande moduler. Det är därför medan vigenomförde nyttoanalyserna så fick vi möjligheten att värdera både nuvarande nyttor ochframtida/förväntade nyttor. Båda analyser visar att det finns en stor affärsnytta med affärssystemet ochbägge företag är nöjda med hur systemet har påverkat deras verksamhet. Deras nytta uppskattas i snitttill 11 gånger större än kostnaden för den. De nyttoeffekter som vi tillsammans med bägge företag kom fram till under de flera workshopstillfällenahar vi sammanfattat i en enkätundersökning som vi skickade till alla företag i Sverige somär registrerade i Jeeves användarförening. Vi har fått sammanlagt 41 svar som har analyserats medstatistiska metoder. Enkätundersökningen visar att samtliga 26 nyttoeffekter som har identifierats påRicoh och Lindberg & Son är betydande bland dessa 41 företag också. En intressant observation värd fortsatt forskning är att 7 av 10 företag som har valt att anpassaaffärssystemet till sina processer är nöjda med implementeringen och tycker att systemet lever upp tillderas förväntningar. Detta motsäger tidigare teorier inom affärssystem som hävdar att företag skallanpassa sina affärsprocesser efter de inbyggda processerna i affärssystemen.

Informationsteknologin har mer och mer satts på kartan för resurskrävande faktorer och däri dess affärssystem. En ständigt återkommande problematik är att förse användarna och organisationen med information av hög kvalitet. Ett av våra syften med studien har därför varit att beskriva hur företag arbetar för att uppnå en hög informationskvalitet i sina affärssystem för att därefter kunna utveckla riktlinjer som informationsansvariga kan använda för att öka informationskvaliteten i affärssystem. För att komma fram till hur företag arbetar med hanteringen av informationen är det viktigt att veta huruvida det finns en medvetenhet på

olika nivåer (informationsansvarig och användare) av informationskvaliteten i företaget för att verkligen säkerställa dess arbetssätt. Det här har gjort att vår problemformulering har blivit; Hur arbetar företagen för att uppnå informationskvalitet i sina affärssystem? För att svara på frågan har vi skapat oss en teoretisk referensram som består utav sex huvudrubriker; information, perspektiv på information, medvetenhet, informationshantering,

informationskvalitet och dimensioner av informationskvalitet.

Studien har en explorativ problemformulering och en kvalitativ metod. Vid insamlandet av

empiri har öppna individuella intervjuer använts. Studien har genomförts på tre företag där de utvalda respondenterna är informationsansvariga och användare av systemet. Alla intervjuer har genomförts på respektive respondents arbetsplats. Genom studien har vi påvisat hur de studerade företagen har arbetat med informationskvaliteten. Av det här har vi tagit fram 15 riktlinjer för hur företag kan arbeta för att öka informationskvaliteten i sina affärssystem. Utifrån de här 15 riktlinjerna har två oberoende informationsansvariga valt ut vardera fem riktlinjer varav tre var samma, visuell

presentation, förklaring av informationen och informationsstrategier.

Förslag till fortsatt forskning är att testa generaliserbarheten på riktlinjerna för att se om de går att implementera i ett flertal olika företag.

Nyckelord: Informationskvalitet, affärssystem, informationshantering, användare, informationsansvarig, informationskvalitetsdimensioner och riktlinjer.

I dagens hårda konkurrenssituation krävs det mer och mer av företags informations-system. Detta gör att fler och fler företag väljer att implementera ett integrerat affärs-system. Integreringen gör att företag får en enhetlig systemmiljö för hela företagets informationsbehandling. Implementeringen är dock en kostsam och tidskrävande process (Ekstrand, 1998). Mitt arbete behandlar frågeställningarna om varför företag väljer att implementera ett affärssystem, hur implementeringen förlöpte samt hur affärssystemet fungerar när implementeringen är färdig.

Bland de företag jag vände mig till så var den främsta anledningen till att företag installerar ett affärssystem att systemen är omfattande och integrerade.

Jag kom även till slutsatsen att det nästan är omöjligt att genomföra en implementering av ett affärssystem helt smärtfritt. Problemen beror dock inte alltid på affärssystemet utan på t.ex. dålig beredskap från företagens sida.

Sammanfattningsvis fick jag intrycket att de flesta företag är nöjda med sitt val av system och de som inte ännu såg nyttan med systemen trodde att de inom kort skulle göra det.

Att införskaffa ett nytt affärssystem är en stor investering för en organisation. Den höga komplexiteten av ett affärssystemprojekt samt de kostnader, både tidsmässiga och monetära, associerade med projektet gör att många företag undviker att påbörja ett affärssystemprojekt. För att underlätta för organisationer som vill införa ett nytt affärssystem finns det konsulter som kan hjälpa till under affärssystemsprojektets alla faser. Denna uppsats fokuserar på upphandlingsfasen och de framgångsfaktorer som bör beaktas under upphandlingsfasen av ett affärssystem. Uppsatsen tar hjälp av upphandlingskonsulten Medius AB för att identifiera och utvärdera framgångsfaktorer under upphandlingsfasen. Intervjuer utföres även med kunder till Medius AB för att få deras syn på upphandlingsfasen och viktiga framgångsfaktorer däri. Förutom framgångsfaktorer under upphandlingsfasen undersöker uppsatsen även motiven till att företag väljer att införskaffa affärssystem, de effekter som kunder till Medius AB förväntar sig av det nya affärssystemet. Studien visar att det finns framgångsfaktorer som kan sägas vara extra viktiga under just upphandlingsfasen och som bör beaktas för att affärssystemsprojektet ska lyckas. Dessutom visar studien att mätbara effekter av affärssystem såsom till exempel minskade produktionskostnader inte är orsaken till varför de studerade företagen valt att införskaffa ett nytt affärssystem. Det är istället omätbara effekter såsom ökad flexibilitet inom företaget och en ökad kundnöjdhet till produkt och service som är anledningar till att de studerade företagen valt att införskaffa ett nytt affärssystem.

Syftet med denna studie är att undersöka till vilken utsträckning som företag inomSveriges företagsvärld inser nyttan och användbarheten med att använda sig utav ettaffärssystem vid beslut gällande verksamheten styrning. Uppsatsen avser även attundersöka sambandet mellan affärssystem och beslutstöd genom att undersökakopplingen mellan tydligt ställda mål på affärssystemet och sedermera användandet utavdet som beslutstöd. Studien är genomförd med en positivistisk ansats av kvantitativ art,då vi genom en enkätundersökning har undersökt hur 34 stycken företag ser på planeringoch det dagliga användandet av affärssystem. Empirin har sedan analyserats utifrån redantidigare befintliga teorier som vi även utgått ifrån vid framställningen av enkäten.Affärssystemen har i allt snabbare takt börjat utvecklas och dessutom blivit en allt mercentral del utav den ekonomiska styrningen för verksamheten. Målen för användare avaffärssystem inriktas dock främst mot att förbättra hanteringen utav transaktioner genomen standardisering utav affärsprocesser och integration mellan verksamhet och data(Holsapple & Sena, 2003). Men Davenport (1998) menar att behovet av att göra sundaaffärsbeslut är en utav de främsta anledningarna för att anskaffa ett affärssystem. Enstudie av Löfgren och Ericsson (2004) påvisar att svenska företag har svårt att få framinformation genom sitt affärssystem alternativt inte vet hur man skall användainformationen som erbjuds. Dem menar också att målen med systemlösning inomekonomifunktionen måste överensstämma med den övergripande styrfilosofin för attaffärssystemet ska kunna maximeras. Ytterligare en studie gjord av Holsapple & Sena(2005) visar på att det finns en viss, men tydlig, användning av affärssystem sombeslutstöd i den amerikanska företagsvärlden. Men vad skulle en liknande undersökning,utförd i Sveriges företagsvärld, ge för resultat? Kommer resultatet i så fall stärka det somLöfgren & Ericsson (2004) påstår gällande sambandet mellan mål med affärssystemetoch användandet av det som beslutsstöd?Med studien har vi kommit fram till följande slutsats. Företag i Sverige inser till viss delnyttan med att använda affärssystem som beslutsstöd, de lägger en betydlig vikt vid attplanera affärssystem både vad gäller beslutsstöd men främst i övriga frågor gällande attintegrera och standardisera verksamheten. Även i det dagliga användandet avaffärssystemet påträffas situationer, gällande beslutstöd, av betydelse, även om företagenlångt ifrån använder systemet till fullo. Vid jämförelsen med amerikanska företag ser viatt även de lägger stor vikt vid att planera affärssystem men att de desto oftare använderaffärssystemet för olika situationer i den dagliga verksamheten, vilket är en markantskillnad mot de svenska företagen.

Användning av affärssystem i organisationer kan generera operativa och strategiska fördelar. För att användare ska nyttja affärssystem till dess potential är det av vikt med användarutbildning för att användare ska besitta kunskap i affärssystem. Tidigare forskning har fokuserat på användarutbildning i samband med implementation. Däremot behövs mer forskning kring användarutbildning efter implementation av affärssystem. Syftet med studien var att skapa förståelse för hur organisationer hanterar användarutbildning i etablerade affärssystem. Studiens resultat resulterade i att organisationer hanterar användarutbildning i tre faser, introduktionsutbildning, kontinuerlig utbildning och vidareutbildning.
Using an ERP-system in organizations can generate operational and strategic benefits. However to generate these benefits the users in the ERP-system needs to have the correct knowledge on how to use the system. Earlier research have explored user training in the implementation of ERP-systems. However little is known about user training in established ERP-systems. The purpose of this thesis is to explore how organizations conduct user training in established ERP-systems. Our findings show that organizations conduct user training in three phases, introduction training, continuous training and supplementary training.