Academic literature on the topic 'Aktivitetsbaserad kontorsmiljö'

Aktivitetsbaserade kontor blir allt vanligare men de har blivit kritiserade av ett flertal anledningar för att inte fungera effektivt och det behöver läggas mer fokus på att ta reda vad som blir problematiskt. Syftet med denna studie var bidra med kunskap hur den aktivitetsbaserade arbetsmiljön har för påverkan på arbetsmotivation, samverkan och kommunikation hos medarbetare som arbetar på ett sådant kontor. Med en kvalitativ undersökningsansats har jag utfört elva semistrukturerade intervjuer tillsammans med observationer på medarbetare som arbetar i Kungälvs stadshus. Litteraturöversikten innehåller tidigare forskning över aktivitetsbaserad kontorsmiljö och dess påverkan på faktorerna: arbetsmotivation, samverkan och kommunikation. Studiens resultat visade att motivation positivt av kulturen och arbetsmiljöns utseende tillsammans med det flexibla arbetssättet. Oväsen hade däremot en negativ påverkan på arbetsmotivationen när medarbetare inte kunde arbeta i en helt lugn arbetsmiljö och koncentrera sig. Fokuserade och hängivna ledare motiverar medarbetare till att vilja arbeta. Medarbetare kan sitta var som helst på kontoret och ledarna behöver lita på dem då de inte ser dem lika mycket, när medarbetarna känner att ledaren förlitar sig på dem ökar deras motivation. De grupporienterade ytorna på kontoret skapar en fysisk kontakt som stimulerar samverkan och höjer motivationen. Motivationen har ett samband till både samverkan och kommunikation. Grupporienterade ytor stimulerar även kommunikationen på kontoret men den överstimuleras inte. Kontoret som är kreativt på ett flertal sätt effektiviserar samverkan. Medarbetare kommunicerar mycket med hjälp av modern teknik på aktivitetsbaserade kontor för att ta kontakt med kollegor och ledare, men tekniken överanvänds inte. Avsaknaden av väggar på kontoret gör det öppet och synligt för medarbetarna att se varandra, då förbättras samverkan och effektiviseras kommunikationen mellan medarbetarna.
Activity-based offices are becoming more common, but they have been criticized by a number of reasons for not function effectively and it needs to be focused on finding out what the problems are. The purpose of this study was to contribute knowledge how the activity-based working environment has influence on work motivation, cooperation and communication among employees working in such offices. With a qualitative research approach, I have done eleven semi-structured interviews together with observations on employees working in Kungälvs Hall. The literature review includes previous research on activity-based office environment and its impact on the factors: motivation, collaboration and communication. The study results showed that motivation positive culture and work environment appearance along with the flexible working. Noise other hand, had a negative impact on work motivation when employees could not work in a completely peaceful environment and concentrate. Focused and dedicated leaders motivate people to want to work. Employees can sit anywhere in the office and leaders need to trust them when they do not see them as much, when employees feel that the leader relies on to increase their motivation. The group-oriented surfaces in the office creates a physical contact that stimulates cooperation and increase motivation. The motivation is related to both cooperation and communication. Group-oriented surfaces also stimulate communication in the office but not over stimulated. The office that is creative in numerous ways streamlines cooperation. Employees communicate a lot with the help of modern technology on activity-based office to get in touch with colleagues and leaders, but the technique of not used. The lack of walls in the office makes it open and visible for the employees to see each other, which improves cooperation and efficient communication between employees.

En trend hos svenska företag är att omorganisera sina arbetsplatser till aktivitetsbaserade arbetsmiljöer. Kontorstypen karaktäriseras av öppna kontorslandskap där medarbetarna inte har några fasta platser utan får välja plats utifrån det arbete som ska utföras. Tidigare studier visar på att kontorets utformning har effekter på bland annat medarbetarnas hälsa och arbetstillfredsställelse. Den här studiens syfte var att undersöka vilka faktorer som påverkar medarbetares attityder till att arbeta i en aktivitetsbaserad arbetsmiljö. En enkätstudie genomfördes på ett företag som nyligen infört en aktivitetsbaserad arbetsmiljö. En stegvis multipel regressionsanalys utfördes med attityd till aktivitetsbaserad arbetsmiljö som beroende variabel och prediktorerna: individuellt förändringsmotstånd, delaktighet i förändringsprocessen, extraversion samt rörlighet i arbetet. Resultatet visade att rörlighet i arbetet var den viktigaste prediktorn, följt av delaktighet i förändringsprocessen och individuellt förändringsmotstånd. Rörlighet förklarade 43 procent av variationen i medarbetarnas attityd till att arbeta i en aktivitetsbaserad arbetsmiljö, gemensamt kunde de tre variablerna förklara 52 procent. Resultatet indikerar att företag som är intresserade av att medarbetarna ska ha en positiv attityd till en implementering av en aktivitetsbaserad arbetsmiljö främst bör fokusera på att öka möjligheten till rörlighet och flexibilitet i arbetet.

Denna uppsats bygger på en observationsstudie som undersöker den aktivitetsbaserade kontorsmiljön utifrån hur den fysiska platsen och miljön styr och styrs av de människor och objekt som befinner sig på platsen. Syftet är att bidra till en djupare förståelse för hur makt kan manifesteras genom att handlande möjliggörs, uppmuntras och begränsas i fysiska rum, såväl av objekten som av människorna som befinner sig på platsen. Till skillnad från tidigare studier i fältet, som främst har fokuserat på hur det aktivitetsbaserade arbetssättet påverkat de anställdas hälsa, välmående och motivation, så ämnar denna uppsats att deskriptivt kartlägga den studerade kontorsmiljön och hur interaktionen mellan aktanter på arbetsplatsen ter sig. Detta görs genom att genomföra en deltagande observationsstudie på en arbetsplats med aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Genom att utveckla och använda en teoretisk ansats baserad på främst Actor network theory utgångspunkter, Akrich (1992) begrepp script och de Certeaus (1984) begreppspar strategier och taktiker analyserar vi våra observationer på arbetsplatsen i strävan att undersöka hur aktanters handlande styr och styrs av den miljö de är en del av på kontoret. Studiens resultat visar att den aktivitetsbaserade kontorsmiljön i flera avseenden inte skiljer sig, eller skiljer sig marginellt, i praktiken från så kallade traditionella kontorslandskap. Kontorets utformning är beroende av de sociala och arbetsrelaterade relationerna mellan kollegor, som många gånger i högre grad förklarar strukturen på nätverket och dess möjliggörande av ett visst sätt att handla. Vidare visar analysen att vissa aktanter blir obligatoriska passagepunkter som definierar, formar och styr sin omgivning i relativt hög utsträckning. Produkten av relationerna på kontoret är den makt som manifesteras. Denna makt finns i alla typer av handlingar, men visar sig också vara en del av traditionellt studerade makrostrukturer som exempelvis intressekonflikten mellan arbete och kapital.

The project presented in this report was conducted by Hans Iverlund and was the final thesis of the Study programme in innovation and design engineering at Karlstad University. The project included 22,5 ECTS credits. Parts of the project were carried out in collaboration with Robin Westlund, who also did his final thesis of the Study programme in innovation and design engineering. The project was conducted in collaboration with Moelven Eurowand AB, which is a company that manufactures, sells and installs room solutions consisting of wall systems, door portals and some furniture, mainly for offices. Supervisor from Moelven Eurowand AB was Pernilla Irewährn, tutor from Karlstad University was Monica Jakobsson and examiner for the project was Professor Fredrik Thuvander. Moelven Eurowand AB wished to get better insight for how the future office would look and operate, so that they could develop their future products in the right direction. To gain that insight, the project began with extensive research, consisting of literature studies, field studies and interviews with people that work in offices. Parameters that were identified as important for the future of office were the ability of control over the surroundings and the need for acoustical and visual privacy and social interaction with other people. This resulted in a vision for the future that was visualized with a continuously variable dimmer switch that controls the acoustic environment and the visual interaction with other people in the area in which the individual office employee is located. The dimmer switch became the aim for the development of a product that would fit into this vision for the future. The product development was carried out using a list of demands, idea generation and a systematic generation of concepts. The product that was developed was called Summit Flexiwall, and was a flexible panel-wall solution that enabled control of the acoustic environment and the amount of social interaction. The product may serve several different functions in an office environment.
Projektet som presenteras i denna rapport genomfördes av Hans Iverlund och var ett examensarbete på Högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design vid Karlstads universitet. Examensarbetet omfattade 22,5 högskolepoäng. Delar av projektet genomfördes tillsammans med Robin Westlund som även han gjorde examensarbete på högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design. Projektet genomfördes i samarbete med företaget Moelven Eurowand AB som tillverkar, säljer och monterar rumslösningar i form av systemväggar, dörrportaler och viss inredning, till framförallt kontorslokaler. Handledare från Moelven Eurowand AB var Pernilla Irewährn, handledare från Karlstads universitet var Monica Jakobsson och examinator var professor Fredrik Thuvander. Moelven Eurowand AB önskade få bättre insikt i hur framtidens kontor kommer se ut och fungera, för att kunna anpassa sitt produktsortiment. Projektet inleddes med en omfattande research bestående av litteraturstudier, studiebesök och intervjuer med kontorsanställda, för att på så vis skaffa den insikten. Faktorer som identifierades som viktiga för framtidens kontor var möjligheten till kontroll av sin omgivning och behovet av enskildhet och samhörighet. Detta resulterade i en framtidsvision, i form av en steglös dimmer som styr den akustiska miljön och den visuella interaktionen med andra människor, på den plats som den enskilde kontorsarbetaren befinner sig. Resultatet av detta blev sedan målbilden för utvecklingen av en produkt som skulle passa in i denna framtidsvision. Produktutvecklingen genomfördes med hjälp av en kravspecifikation, idégenereringar och en systematisk konceptgenerering. Produkten som utvecklades kom att kallas Summit Flexiwall, och var en flexibel panelväggslösning som möjliggör kontroll av den akustiska närmiljön samt valfrihet när det gäller enskildhet och samhörighet. Produkten kan fylla flera olika funktioner i en kontorsmiljö.

Denna studie undersöker förändringen från cellkontor till aktivitetsbaserat kontor. Syftet med detta arbete är att undersöka hur det är att arbeta i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Arbetet syftar också till att undersöka hur relationen mellan medarbetare och chefer präglas av kontorsmiljön. För att undersöka detta har semistrukturerade intervjuer och gruppintervjuer genomförts med tio informanter från Skellefteå Kommun som alla arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor. Dessa intervjuer har sedan transkriberats och bearbetats med kvalitativ innehållsanalys som metod. Teoretiska begrepp som presenteras är virtuell kontext, målvägsteori, LMX-teori, psykologiska kontrakt och Employer Branding. De huvudsakliga fynden är att en konflikt uppstår hos individen i att vara social och samtidigt välja rätt zon för uppgiften, dock varierade anledningen till konflikten mellan chefer och medarbetare. Arbetet visade också att chefer bör kunna lita på sina medarbetare, men att gränsen mellan tillit och kontroll inte är självklar och ett medvetet förhållningssätt krävs.

Syftet med denna studie var att undersöka hur chefers ledarskap praktiseras och karaktäriseras i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Genom att intervjua chefer som övergått till att arbeta i aktivitetsbaserade kontor visade resultatet att kontorets utformning ställer nya krav på chefer att leda medarbetarna jämfört med tidigare kontorslösning. Kontorets design har lett till att medarbetarnas synlighet i relation till chefen minskat medan medarbetarnas individuella ansvarstagande ökat. Cheferna upplever en minskad kontroll i relation till medarbetarna som lett till att cheferna behövt anpassa sitt ledarskap för att minska distansen och bidra till ökad interaktion. Lyhördhet och tillgänglighet visade sig vara viktiga egenskaper för att bidra till ett gott ledarskapför medarbetarna. Samtidigt visade sig nya interaktiva strukturer vara nödvändiga för en fungerandedialog på grund av medarbetarnas minskade synlighet. Det ökade ansvarstagandet hos medarbetarna menar cheferna har bidragit till en tydligare målfokusering och en ökad efterfrågan om coachningoch ett mer engagerat ledarskap. Utöver det ansåg även cheferna att tillit gentemot medarbetarna var en av de viktigaste ledarkompetenserna i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Resultatet av studien kan vara behjälplig för de chefer om arbetar eller skall övergå till att arbeta i en aktivitetsbaserad kontorsmiljö för att hantera kontorets implikationer på beteende och på så vis öka chanserna för ett gott ledarskap anpassat till medarbetarnas behov.

The thesis is in the field of information design and specializing on spatial design. The study explores how workplace personalization can take form in an activity-based workplace with flexi-desks. At the time of writing, Mälardalen University is planning to build a new campus in Eskilstuna. The new workplace for the teachers and researchers is planned to be an activity-based workplace with flexi-desks. Earlier studies have shown that in many cases activity-based workplaces have not been used in the way they were designed for. In those cases, there appears to be issues with employees interaction with the physical environment.   The aim of the study has been to investigate what impact and need of workplace personalization have to the teachers in the academy of innovation, design and technology at Eskilstuna University, in order to avoid above named problems with the teachers new activity-based workplace.   Early empirical data in this study is based on interviews, to get the overall picture and to understand how activity-based workplaces work in practice at other organizations. The interviews also defined the functions of the new campus in Eskilstuna, that lead to a mapping of activity zones in the blueprints of the new building. Through studies of literature, a method has been developed that identifies the underlying needs of workplace personalization for the users in this study. The empirical data, together with earlier studies and design theory that puts human behavior first, resulted in a design proposal that satisfies the users needs for storage and personalization. The design proposal is a complement to the flexible workplace.

Syfte: Syftet med examensarbetet är att beskriva hur anställda på en aktivitetsbaserad arbetsplats upplever sitt välbefinnande på arbetsplatsen. Metod: Examensarbetet är en kvalitativ intervjustudie med induktiv ansats som utgår från semistrukturerade öppna frågor. Två företag rekryterades med fem informanter vardera. Ett avsiktligt urval gjordes med en spridning gällande ålder, kön och hur länge de arbetat på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Intervjuerna spelades in för att sedan transkriberas och analyseras utefter en kvalitativ innehållsanalys. Resultat: Resultatet sammanställdes i fem huvudkategorier: ”De anställdas inställning till arbetssättet”, ”Arbetssättet påverkar omtanken mellan kollegor”, ”Positiva upplevelser med arbetssättet”, ”Arbetssättet påverkar arbetet positivt” och ”Arbetssättet påverkar arbetet negativt”. Dessa bestod av totalt 16 underkategorier. Slutsatser: Omtanken mellan kollegor, närmare bestämt gemenskapen, upplevdes både som förbättrad och försämrad med det nya arbetssättet. Arbetssättet påverkade arbetet positivt genom att tillgodose behov och ge valmöjlighet, men det påverkade även negativt genom att distrahera, ineffektivisera och försvåra arbetet. En stor del av de anställda upplevde välbefinnande, men det aktivitetsbaserade arbetssättet passar inte alla individer och arbetsuppgifter.

Sammanfattning  Bakgrund. Den globala konkurrensen ställer ständigt krav på ökad produktivitet och ökad effektivitet. En effekt av detta är att det uppstår nya sätt att organisera arbetet. Nya arbetsformer kan innebära såväl möjligheter som utmaningar ur ett arbetsmiljöperspektiv. En hållbar arbetsmiljö på kontoret är en arbetsmiljö där medarbetare oavsett individuella förutsättningar och/eller behov kan arbeta, vara delaktiga och prestera under ett helt arbetsliv.  Syfte: Syftet med studien var att studera planeringsprocessen hos ett företag eller organisation som genomfört förändringar till ett aktivitetsbaserat kontor och att analysera nöjdheten med den fysiska arbetsmiljön ur ett medarbetar- och delaktighetsperspektiv.  Metod: Studien utgör en del av projektet “Projektering och planering av nya arbetsmiljöer” som drivs av en forskargrupp vid KTH (Kungliga Tekniska högskolan). Ansatsen var både kvantitativ och kvalitativ där webbaserad enkät och individuella telefonintervjuer användes som datainsamlingsmetoder.  Teoretisk bakgrund: Det har skett förändringar inom utformningen av kontorsmiljöer i Sverige. Idag har trenden kommit till det aktivitetsbaserade kontoret som erbjuder olika typer av arbetsplatser anpassade för de arbetsuppgifter som förekommer. Det är fortfarande oklart vilka effekterna blir för medarbetaren och för organisationen då ett aktivitetsbaserat kontor innebär ett nytt arbetssätt. Det är viktigt att medarbetarna är delaktiga i processen för att skapa en hälsofrämjande arbetsplats samt för att uppnå uppställda mål vid en kontorsförändring. Resultat och slutsats: Delaktighet är en viktig faktor men inte den enda av betydelse vid en implementering av ett aktivitetsbaserat kontor. Medarbetare som varit delaktiga i planeringsprocessen bidrar med värdefulla erfarenheter om vikten av förberedelser, information och behovskartläggningar. Fördjupning av begreppet delaktighet rekommenderas vara en del av förberedelsearbetet för att säkerställa att hela organisationen har en samsyn vad delaktighet innebär.  Nyckelord: Aktivitetsbaserade kontor, arbetsmiljö, ergonomi, utvärdering, framgångsfaktorer
Abstract  Background: Global competition continually demands increased productivity and increased efficiency. One effect of this is the emergence of new ways of organizing work. New forms of work can involve both opportunities and challenges from a working environment perspective. In a sustainable office work environment an employee, irrespective of individual circumstances and/or needs, can work, participate and perform throughout an entire working life.  Aim: The purpose of this study was to look at the planning process of a company or organization that implemented changes to an activity based flexible office (A-FO) and to analyze the satisfaction regarding the physical work environment from an employee- and participation perspective.  Method: The study was a part of the project "Designing and planning of new working environments", run by a research group at KTH (Royal Institute of Technology). The approach was both quantitative and qualitative, where web-based surveys and individual telephone interviews were conducted as data collection methods.  Theory: There have been changes in the design of office environments in Sweden. The current trend is the A-FO that is designed for different types of work settings and are supposed to be adapted to the activities that occur. It is still unclear what the consequences are for the employees and for the organization. Relocating to an A-FO involves a new way of working. It is important that employees are involved in the entire process of creating a health promoting workplace and for achieving the goals set for an office change.  Results and conclusion: Participation is an important factor, but not the only one, when implementing an A-FO. Employees who have participated in the planning process provide valuable experiences on the importance of preparation, information and needs mapping. Deepening of the concept of participation is recommended to be part of the preparatory work to ensure that the entire organization has a consensus regarding the meaning of participation.  Keywords: Activity-based office, work environment, ergonomics, evaluation, best practice
Projektering och planering av nya arbetsmiljöer