Academic literature on the topic 'Flexkontor'

To find competencies on a workplace with flex office structure. Companies today, 2012 are facing new opportunities and challenges. Information technology develops, competition is bigger today than ever, increased environmental requirements will be added and new patterns of life and values are occurring. This means that people who work in offices feel strong pressure of conversion, which is something that people experience differently. Therefore it is essential how the working environment is designed in an office. Working in an office means a lot of information processing and we can see large changes taking place. The ability to work efficiently, flexible and to be able to lead and plan a company’s resources efficient is essential. The flex office was developed in the beginning of 1992 and was meant to be an office independent of space and time, and an office where all information and working material is gathered in a common database. At a flex office there are no given working places instead the employees chooses their working station for the day. A problem for the employees in flex office environment is to find the competencies they need. The purpose of this thesis is to develop a design proposal that solves the customer's information design problem in finding competencies at the workplace. Theoretical data has been gathered through studies of literature. Empirical data has been gathered through interviews, observation and a questionnaire. These data have then formed the basis for the design proposal which is created with help from Michanek and Breilers design model. To find the competencies, different working environments have been created and also a workplace location system. The design proposal divides the working environment in three different activity environments. These are made to help form the workplace location system; in order to include the needs from the target group as well as it gives the opportunities to find the working competencies through good information design. The workplace location system gives the employee the opportunity to find other competencies at the office by explicit showing the status and localization of the employee.

Denna studie undersöker en it-organisation som idag är organiserad som en aktivitetsbaserad arbetsplats. De två forskningsfrågor som lett den empiriska undersökningen är; ’Bidrar den aktivitetsbaserade arbetsplatsen till en flexibel organisation?’ och ’Hur upplever cheferna i den studerade it-organisationen att den aktivitetsbaserade arbetsplatsen påverkar deras arbetsförhållanden och förmåga att sätta gränser i det dagliga arbetet?’ Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen visar sig utifrån numerisk och funktionell flexibilitet bidra till en flexibel organisation. Vidare visar resultatet att cheferna på det aktivitetsbaserade kontoret saknar socialt stöd som ett resultat av att arbeta på detta sätt och även att det blivit svårare att sätta gränser i arbetet. Denna studie bidrar till forskningen på området aktivitetsbaserade arbetsplatser och hur det är för chefer att arbeta på dessa. Särskilt diskuteras i uppsatsen relationen mellan den aktivitetsbaserade arbetsplatsen och flexibilitet men även krav, kontroll och stöd i chefsarbete.

Olika kontorstrender kommer och går och den flexibla arbetsplatsen har blivit allt vanligare i samhället. Idén om att varje individ själv ska ha möjlighet att välja sin arbetsplats efter olika arbetsuppgifter är grundtanken i det aktivitetsbaserade arbetssättet, en kontrast till de klassiska cellkontoren. Konceptet aktivitetsbaserade flexkontor bygger på att arbetsmiljön utformas i olika zoner efter verksamhetens olika aktiviteter, men tidigare forskning visar på att kontorsformen inte alltid används som den är tänkt eller att arbetsmiljön inte stödjer de behov som finns hos medarbetarna. Den här studien handlar om att undersöka de lugna zonerna i ett aktivitetsbaserat flexkontor. Studien är i samarbete med Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm som sedan 2016 arbetat aktivitetsbaserat, men där de anställda idag ofta väljer att sitta på samma plats varje dag. Det har resulterarat i att lugna zonerna idag inte används i någon större utsträckning. Syftet med studien är att undersöka vilka rumsliga behov som användare av ett aktivitetsbaserat flexkontor har i en lugn zon och hur en lugn zon kan kommunicerar dess användande och funktioner.  Intervjuer, frågeformulär och rumsanalys har tillämpats för att få en djupare förståelse om problematiken och för att besvara frågeställningarna för denna studie. Tillsammans litteraturstudier om visuell retorik, visuella element i rummet, zonindelning samt deltagande och inkluderande design så presenteras ett gestaltningsförslag på hur ett rums funktioner kan kommuniceras genom visuella element som form, färg och material och en utformning av en lugn zon som stödjer användares behov.

How the on-going changes of office designs is being experienced can be different depending on gender and age. Activity based workplace is an office design that nowadays is considered being trendy and it’s supposed to bring several positive aspects to the workplace. It’s not only a cost-effective solution, it is also aiming to contribute to a more flexible and collaborative working climate. The effects of this transformation has not always been positive since the transformation itself is a big change. To see how the employee experiences her work environment in relation to stress a study was done at Stockholm Vatten och Avlopp, and a questionnaire was sent out to its employees. 115 employees took part and answered the questionnaire. The gender distribution was 48.7 % women and 50.43 % men. The age groups were 10.43 % in the age 18-30, 45.22 % in the age 31-49 and 44.35 in the age 50+. After not getting enough responses from the age group 18-34 a decision was made to exclude that group from the research. There was a significant relationship between work environment and stress (r=.48). But no significant result could be reported for age in relation to either stress or experienced work environment. Instead the result for gender showed that women are affected (r=.64) in a larger extent than men (r=.36) when it comes to the relation between stress and work environment. Later a significant main-effect can be reported for men who value their work environment inferior to women when control for stress is being performed. A valid conclusion is that men in a larger sense is affected by their work environment, but the work environment is a contributive factor to stress for women.
Den pågående förändringen av kontorsdesigner upplevs olika beroende på ålder eller kön. I skrivande stund är aktivitetsbaserade kontor ett koncept som anses trendigt och dessutom ska det medföra flertalet positiva aspekter. Det är inte enbart en kostnadseffektiv lösning utan ska även bidra till ett mer flexibelt och samarbetsvilligt arbetsklimat. Effekterna av detta har dock inte alltid varit så positiva då omställningen till denna kontorsdesign är relativt stor. För att se hur medarbetaren upplever sin arbetsmiljön i förhållande till stress har därför en enkätundersökning genomförts hos Stockholm Vatten och Avlopp. Enkäten besvarades av 115 medarbetare på företaget fördelat på 48.7 % kvinnor och 50.43 % män. Åldersfördelningen utgjordes av 10.43 % i åldern 18-30, 45.22 % i åldern 31-49 samt 44.35 % i åldern 50+. Ett signifikant samband finns mellan arbetsmiljö och stress (r = .48). Efter för få svar från gruppen 18- 30 gjordes ett beslut att ta bort den från undersökningen. Men inget signifikant resultat kan rapporteras för ålder i samband med varken upplevd stress eller upplevd arbetsmiljö. För kön visade resultatet dock att kvinnor (r = .64), i större utsträckning än män (r = .36), påverkas av sambandet mellan arbetsmiljö och stress. Vidare kan en signifikant huvudeffekt av kön rapporteras för män som skattar sin arbetsmiljö som sämre än kvinnorna när kontroll för stress genomförts. En rimlig slutsats är därför att män i större utsträckning påverkas av sin arbetsmiljö men det är för kvinnorna som arbetsmiljön är en bidragande faktor till stress.

This thesis is in the field of information design with a focus on spatial design. The study has been conducted to investigate how theories and methods in information design can be applied to digitally communicate activity zone functions in an activity-based flex office. Previous research indicates that one of the biggest challenges with the transition from celloffice to activity-based flex office is that the new way of working is not used as planned. A zoning that is obvious to everyone is recommended. The thesis includes a study of how employees relate to the workplace and how they interact with the digital tool Campuskartan, which has been applied to facilitate the everyday work. The methodological work includes a physical and digital site analysis that describes and evaluates visual elements and functions. It also includes an analysis of the factors that indicate strengths and challenges in terms of the interaction between the physical and the digital space. Employees at Mälardalen University have functioned as a focus group to capture needs from a user perspective and a qualitative interview with an expert have contributed good insights to the study. Subsequently, a participatory observation has been implemented to understand the university's communication work and overall goals with the transition to a new way of working. The study also has a scientific theoretical basis that includes previous research in activitybased flex office and how the digitalization has affected how we work. The study highlights theories in, among other things, visual communication and cognition as well as interaction design. With support from the methodological work, previous research and theories, a visual concept has been created in order to digitally communicate the functions of the activity zones and how employees can relate to them.
Detta är ett examensarbete inom informationsdesign med inriktning rumslig gestaltning. Studien har genomförts för att undersöka hur teorier och metoder inom informationsdesign kan tillämpas för att digitalt kommunicera aktivitetszoners funktioner på ett aktivitetsbaserat flexkontor. Tidigare forskning tyder på att en av största utmaningarna med övergången från cellkontor till aktivitetsbaserat flexkontor är att det nya arbetssättet inte nyttjas som planerat. En zonindelning som är tydlig för alla är även att rekommendera. Studien inkluderar en undersökning av hur medarbetare förhåller sig till arbetsplatsen samt hur de interagerar med det digitala verktyget Campuskartan som har tillämpats för att underlätta arbetsvardagen. Det metodiska arbetet inkluderar en fysisk och digital platsanalys som beskriver och värderar visuella element och funktioner. Det inkluderar även en analys av vilka faktorer som tyder på styrkor och utmaningar vad gäller samspelet mellan det fysiska och det digitala rummet. Medarbetare på Mälardalens högskola har fungerat som en fokusgrupp för att fånga upp behov ur ett användarperspektiv och en kvalitativ intervju med sakkunnig har genomförts i syfte att bidra med goda insikter till studien. Därefter har en deltagande observation genomförts för att förstå högskolans kommunikationsarbete och övergripande mål med övergången till ett nytt sätt att arbeta på. Studien har även en vetenskaplig teoretisk grund som inkluderar tidigare forskning inom aktivitetsbaserat flexkontor och hur digitaliseringen har påverkat hur vi arbetar. Studien lyfter teorier inom bland annat visuell kommunikation och kognition samt interaktionsdesign. Med stöd i det metodiska arbetet, tidigare forskning och teorier har ett visuellt koncept skapats i syfte att digitalt kommunicera aktivitetszonernas funktioner samt hur medarbetare kan förhålla sig till dem.

Denna uppsats bygger på en observationsstudie som undersöker den aktivitetsbaserade kontorsmiljön utifrån hur den fysiska platsen och miljön styr och styrs av de människor och objekt som befinner sig på platsen. Syftet är att bidra till en djupare förståelse för hur makt kan manifesteras genom att handlande möjliggörs, uppmuntras och begränsas i fysiska rum, såväl av objekten som av människorna som befinner sig på platsen. Till skillnad från tidigare studier i fältet, som främst har fokuserat på hur det aktivitetsbaserade arbetssättet påverkat de anställdas hälsa, välmående och motivation, så ämnar denna uppsats att deskriptivt kartlägga den studerade kontorsmiljön och hur interaktionen mellan aktanter på arbetsplatsen ter sig. Detta görs genom att genomföra en deltagande observationsstudie på en arbetsplats med aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Genom att utveckla och använda en teoretisk ansats baserad på främst Actor network theory utgångspunkter, Akrich (1992) begrepp script och de Certeaus (1984) begreppspar strategier och taktiker analyserar vi våra observationer på arbetsplatsen i strävan att undersöka hur aktanters handlande styr och styrs av den miljö de är en del av på kontoret. Studiens resultat visar att den aktivitetsbaserade kontorsmiljön i flera avseenden inte skiljer sig, eller skiljer sig marginellt, i praktiken från så kallade traditionella kontorslandskap. Kontorets utformning är beroende av de sociala och arbetsrelaterade relationerna mellan kollegor, som många gånger i högre grad förklarar strukturen på nätverket och dess möjliggörande av ett visst sätt att handla. Vidare visar analysen att vissa aktanter blir obligatoriska passagepunkter som definierar, formar och styr sin omgivning i relativt hög utsträckning. Produkten av relationerna på kontoret är den makt som manifesteras. Denna makt finns i alla typer av handlingar, men visar sig också vara en del av traditionellt studerade makrostrukturer som exempelvis intressekonflikten mellan arbete och kapital.

Aktivitetsbaserat arbetssätt har blivit en allt vanligare flexibel kontorsform och beskrivs som framtidens kontorsform bland konsulter och arkitekter. Att kontorsformen anses vara en del av framtidens arbetsliv gör den intressant att undersöka. Denna uppsats undersöker varför beslutsfattare väljer att införa aktivitetsbaserade kontor. För att besvara frågan gjordes en kvalitativ fallstudie hos ett större företag som under det senaste året flyttat in i ett nytt kontor med aktivitetsbaserat arbetssätt. Fallstudien består av sju stycken intervjuer av personer med ett ledningsperspektiv och även en observation har gjorts. Studien visade att företaget inte haft en rationell beslutsprocess där olika alternativ vägts mot varandra. Beslutet att införa ett aktivitetsbaserat kontor har styrts kraftigt av en rådande organisationstrend som bidrar till bilden av att vara en modern arbetsgivare. Studien visar även att andra organisationer och konsulter påverkat valet av arbetssätt men även utformningen av det nya kontoret.

Denna studie har utgångspunkt i den trend där allt fler organisationer, såväl privata som offentliga, idag inför aktivitetsbaserade kontor. Studiens syfte är att undersöka de anställdas upplevelser av den förändringsprocess som genomförts till aktivitetsbaserat kontor och deras upplevelser av att arbeta aktivitetsbaserat. Dessa upplevelser har belysts utifrån teorier rörande meningsskapande. En kvalitativ studie har genomförts på en myndighet i Stockholmsregionen genom åtta semistrukturerade intervjuer. Därefter har en tematisk analys gjorts. Intervjuerna visade på varierade upplevelser hos de anställda gällande förändringen och det aktivitetsbaserade arbetssättet. De huvudresultat som framkommit i studien visar att de flesta anställda upplever att förändringen av kontorsmiljö har lett till att deras relation till sina chefer har förändrats, att hemarbetet har ökat och att samhörigheten kollegor emellan har förändrats. Utifrån studien drogs slutsatserna att de anställda idag upplever kontoret som mindre hierarkiskt och att vissa fysiska faktorer i arbetsmiljön påverkar. Vidare verkar en hög grad av hemarbete hämma skapandet av en gemensam förståelse för förändringen. De anställdas upplevelser tycks även påverkas av personliga och arbetsrelaterade aspekter, något som gör att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte är för alla.
This study explores the growing trend of switching to activity-based offices, something organizations in Sweden are increasingly implementing today. The aim of the study was to examine the employee experience of the organizational change process as well as how the employees experience the new, activity-based office. These experiences have been analysed using sensemaking theories. A qualitative study was conducted at a governmental organization in Stockholm through eight semi-structured interviews and the data was then organized using a thematic analysis. The study shows that after the change of office employees experience better relationships with their managers, changes in their relationships with colleagues, and an increased number of employees began working from home. The study’s conclusions are that the activity-based office is less hierarchical while at the same time there are factors in the physical work environment that affect the employees experience. In addition, increased levels of working from home seems to hinder a common understanding for the change into an activity-based office. Furthermore, the experience of the activity-based office seems to be affected by both personal traits and work-related aspects which means that the activity-based working is not suitable for everyone.

Utveckling av teknik skapar ständigt nya möjligheter men innebär också stora förändringar för företag och organisationer. Mobiltelefoner, surfplattor, bärbara datorer, mobilkommunikation och molnteknik gör det möjligt idag att inte längre vara bunden av tid, plats eller en enhet för att kunna arbeta. Förändringen innebär att en ny typ av flexibla och yteffektiva kontor med inga fasta arbetsplatser blir allt vanligare. Problemet med de så kallade flexkontoren är att veta var eller när en kollega befinner sig på kontoret är inte lika självklart, framförallt om det är stort kontor med flera våningsplan. Målsättningen med detta arbete är att ta fram och implementera en inomhuspositioneringstjänst eller en så kallad Location-Based Service, till företaget Connecta AB. Tjänsten ska göra det möjligt för användare att med hjälp av sin mobiltelefon dela med sig av sin nuvarande arbetsplats i en kontorsmiljö. Resultatet av arbetet är en Location Based Service som gör det möjligt för en användare att med hjälp av en Androidtelefon med stöd för kortdistanskommunikationstekniken Near Field Communcication att dela med sig av sin nuvarande arbetsplats. Den molnbaserade serverlösningen Windows Azure används för att lagra registrerade arbetsplatser.
Development of technology constantly creates new opportunities but it can also mean major chang-es for companies and organizations. Today phones, tablets, laptops, mobile communications and cloud technology make it possible to be no longer bound by the time, location or device in order to work. The change means that a new office type that is more flexible and space efficient due to no fixed workplaces, is becoming more common. A problem with this type of offices that are known as flex-offices is that it is not obvious where or when a colleague is in the office, especially if it is large office with multiple floors. The aim of this work is to develop and implement a Location-Based Service for the company Connecta AB. The service will enable users to use their mobile phone to share their current workplace location in an office environment. The result of this work is a Location-Based Service that enables a user to use an Android phone with support for Near Field Communcication to share their current workplace position. The cloud-based server solution, Windows Azure is used to store indexed workplace positions.

The thesis is in the field of information design and specializing on spatial design. The study explores how workplace personalization can take form in an activity-based workplace with flexi-desks. At the time of writing, Mälardalen University is planning to build a new campus in Eskilstuna. The new workplace for the teachers and researchers is planned to be an activity-based workplace with flexi-desks. Earlier studies have shown that in many cases activity-based workplaces have not been used in the way they were designed for. In those cases, there appears to be issues with employees interaction with the physical environment.   The aim of the study has been to investigate what impact and need of workplace personalization have to the teachers in the academy of innovation, design and technology at Eskilstuna University, in order to avoid above named problems with the teachers new activity-based workplace.   Early empirical data in this study is based on interviews, to get the overall picture and to understand how activity-based workplaces work in practice at other organizations. The interviews also defined the functions of the new campus in Eskilstuna, that lead to a mapping of activity zones in the blueprints of the new building. Through studies of literature, a method has been developed that identifies the underlying needs of workplace personalization for the users in this study. The empirical data, together with earlier studies and design theory that puts human behavior first, resulted in a design proposal that satisfies the users needs for storage and personalization. The design proposal is a complement to the flexible workplace.