Academic literature on the topic 'Onboarding av nyanställda'

Onboarding of new employees in the workplace is among the most important and at the same time the most overlooked process in managing human capital. Onboarding is the English term for the introduction as well as the socialization process in new employee development. Onboarding is important because organizations invest time and money to recruit new employees, and therefore cannot afford to have new employees fall into exclusion in the beginning of their careers. Important aspects of onboarding are to help organizations ensure that new employees become more involved in their work, improve their integration into the organization, strengthen their loyalty to the organization as well as reduce employee turnover. Today there are few studies of onboarding in the public sector. The purpose of this study is to first present a proposal for a theoretical model for onboarding for the public sector, then to study an existing onboarding process at Region Gävleborg and then to further develop the theoretical onboarding model. The study has fulfilled its purpose by developing a theoretical model based on theories of onboarding and socialization, models from the private sector, existing onboarding methods and an interview with an HR strategist from Region Gävleborg. The authors have also analyzed the raw data from Region Gävleborg's survey to gain a better understanding of new employees' experience of Region Gävleborg's onboarding. The study started with the development of a theoretical model, then an onboarding model for Region Gävleborg was developed based on mapping of the region's onboarding process. Subsequently, the theoretical model and the developed onboarding model were validated by Region Gävleborg's HR strategist. Furthermore, the study's first drafted theoretical model was compared with the Region Gävleborg’s model as well as an onboarding model from the private sector, which resulted in a further developed new theoretical model for onboarding in the public sector.
Onboarding av nyanställda på arbetsplatsen är bland det viktigaste och samtidigt den mest förbisedda processen vid hantering av humankapital. Onboarding är det engelska uttrycket för introduktion samt socialiseringsprocessen vid nyanställning. Onboarding är viktigt eftersom organisationer investerar tid och pengar för att rekrytera nyanställda och därför har organisationen inte råd med att nyanställda hamnar i utanförskap i början av karriären. Viktiga aspekter av onboarding att hjälpa organisationer att se till att nyanställda blir mer engagerade i sitt arbete, förbättra deras integration in i organisationen, förstärka deras lojalitet till organisationen samt minska personalomsättningen. Idag finns få studier om onboarding gällande den offentliga sektorn. Syftet med denna studie är att först presentera ett förslag till en teoretisk modell för onboarding för offentlig sektor sedan studera en existerande onboardingprocess hos Region Gävleborg och därefter vidareutveckla den teoretiska modellen för onboarding. Studien har uppfyllt sitt syfte genom att ta fram en teoretisk modell baserad på teorier om onboarding och socialisering, modeller från den privata sektorn, befintliga onboardingmetoder samt en intervju med HR-strateg från Region Gävleborg. Författarna har även analyserat rådata från Region Gävleborgs enkätundersökningar för att få en bättre förståelse av nyanställdas upplevelse av Region Gävleborgs onboarding. Studien inledes med att en teoretisk modell togs fram, sedan utarbetades en onboardingmodell för Region Gävleborg utifrån kartläggning av regionens onboardingprocess. Därefter validerades den framtagna teoretiska modellen och den utarbetade onboardingmodell av Region Gävleborgs HR-strateg. Vidare jämfördes studiens första utkast till teoretisk modell med Region Gävleborgs modell samt en onboardingmodell från den privata sektorn, vilket resulterades i en vidareutvecklad ny teoretisk modell för onboarding inom den offentliga sektorn.

Introduktionsprocessen är en viktig komponent för att underlätta de nyanställdas acklimatisering, samt för att skapa de bästa förutsättningarna för att integreras i arbetsgruppen och prestera arbetsmässigt. Som en följd av Covid-19 pandemin har distansarbete varit en åtgärd som tvingat många organisationer att ställa om för att stoppa smittspridningen och skydda medarbetarnas hälsa. Det blir därför kritiskt att förstå hur de nyanställda upplever introduktionsprocessen när den genomförs på distans, vilket också är syftet med den aktuella studien.Studien utgår från en kvalitativ ansats och det empiriska materialet har samlats in genom sex semistrukturerade intervjuer. Resultatet har analyserats utifrån Nahapiet och Ghoshals (1998) modell om socialt kapital som innefattat tre dimensioner: strukturellt, socialt och kognitivt.Resultatet visar att distansarbete försvårar den spontana kommunikationen mellan den nyanställda och de etablerade kollegorna, vilket gör att arbetsrelationerna tar längre tid att bygga på distans. Vidare visar empirin att sociala aktiviteter för att bygga gemenskap har satts på paus under distansarbete och även att tillgängligheten till andra kollegor för socialt utbyte varierar. Det i sin tur påverkar informations- och resurstillgången eftersom de informella mötena och de spontana interaktionerna inte förekommer på samma sätt vid distansarbete. Slutligen har studien samlat in värdefull information som kan bidra med möjligheter att förbättra introduktionsprocessen för nyanställda som introduceras på distans i framtiden.
The onboarding process plays a central role to facilitate newcomer adjustment’. As a result of the Covid-19 pandemic, several organizations have been faced with the challenge to rapidly shift and work from home in order to prevent the spread of the Corona virus and protect the health of their employees. This study aims to understand the experiences of new employees as the onboarding process is carried out virtually, which becomes crucial considering these circumstances.The study takes on a qualitative approach, where data has been collected through six semi-structured interviews. The results have been analyzed from a social capital perspective, inspired by Nahapiet and Ghoshal's (1998) framework, which includes three dimensions: structural, social and cognitive.Findings in this study indicate that everyday communication between new employees and their coworkers is during telework highly constrained. Meaning it takes longer time to build established relationships due to the unordinary setting and initiating a conversation on a digital platform. Furthermore, the empirical evidence shows that social activities for the purpose of building camaraderie is no longer a priority during telework and the access for social exchange is also strongly limited in certain cases. This in turn affects the resources of information since informal interactions occur less frequently when the onboarding process is implemented on a digital platform. Lastly, this study provided useful information on possible improvements for future onboarding processes for new employees during telework.

För att nya medarbetare ska få så bra förutsättningar som möjligt då de kommer till en ny arbetsplats så har arbetsgivaren en skyldighet enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) att genomföra en introduktion - även kallad onboarding. En onboardingprocess handlar om att på ett effektivt sätt slussa in nyanställda i verksamheten tills dess att de levererar sin fulla kapacitet. I dagsläget använder sig många företag av denna välklingande process men det går att ställa sig frågan om den är anpassad efter organisationen eller den nyanställdas behov. Vid effektiviserade onboardingprocesser finns det en risk att mjuka värden i processen hamnar i skymundan och det går att fundera på om detta har någon påverkan på den nya medarbetarens känsla av tillhörighet. Med hjälp av bland annat Bauers (2010) framtagna modell The four C’s som delar upp onboardingprocessen i olika nivåer ville vi studera detta närmre. Syftet med denna studien är således att undersöka vad det finns för samband mellan onboardingprocessen och nyanställdas känsla av tillhörighet på arbetsplatsen, samt vilka andra variabler som kan vara av betydelse. Genom en digital enkät undersöktes 67 stycken tjänstemän som anställts inom de senaste tre åren. Bearbetning av materialet utfördes i IBM SPSS Statistics 27 där korrelationsanalyser och multipla linjära regressionsanalyser togs fram. Resultatet visade att det krävs olika typer av onboardingprocesser för att uppnå tillhörighet respektive nöjdhet med onboardingprocessen hos nyanställda. För att uppnå tillhörighet krävs i många fall en onboardingprocess på Culture-nivå, medan nöjdhet i de flesta fall uppnås redan på Clarification-nivå.

Under Covid-19-pandemin har organisationer fått ändra sina arbetssätt och allt fler anställda har fått arbeta hemifrån. Detta innebär även att nyanställda påbörjar sin anställning och introduceras till organisationen på distans, dvs. de genomgår onboardingprocessen på distans. Då pandemin startade för ungefär ett år sedan finns det begränsat med kunskap kring hur onboardingprocessen har påverkats och upplevts när den har genomförts på distans. Studiens syfte har varit att skapa kunskap kring hur introduktionen av nyanställda har påverkats och förändrats av distansarbete. Detta har skapats genom att undersöka hur nyanställda och introduktionsansvariga har påverkats av att introduktionen sker på distans. För att specificera syftet fokuserade frågeställningarna på att det var anställda från samma organisation som hade arbetat majoriteten av sin arbetstid på distans. Teorin bestod av tidigare forskning kring onboardingaktiviteter, organisations-kultur, socialisering och distansarbete. En fallstudiedesign valdes för den här studien. Urvalet baserades på ett antal kriterier som innebar att respondenterna befann sig i samma organisation och att de nyanställda hade arbetat minst tre månader och högst ett år i samma organisation. För att få en förståelse för upplevelsen av onboardingprocessen genomfördes kvalitativa semistrukturerade intervjuer med åtta respondenter, varav tre var onboardingansvariga och fem var nyanställda i en organisation. Efter intervjuerna transkriberades materialet som sedan blev till empiri för studien. Empirin från dessa intervjuer visade att när arbetet var på distans var det som nyanställd framförallt en utmaning att lära känna sina kollegor. Det var även svårt för de nyanställda att få en förståelse för organisationskulturen, vilket också stöds av teorin som menar att det kan ta lång tid att förstå organisationskulturen. Dessutom hade endast två av fem nyanställda fått en mentor från början av sin anställning och det visade sig att en mentor hade varit önskad. En analysmodell användes som grundade sig på en tidigaremodell av Bauer (2010) som kallas “The Four C’s” bestående av fyra nivåer som en framgångsrik onboardingprocess bör innehålla för nyanställda. Utifrån denna modell uppnådde organisationen den första nivån som innebar att de informerade om regler, lagar och policys, medan resterande nivåer endast delvis uppnåddes. Studien visar att tidigare använda onboardingaktiviteter fortfarande är aktuella, samt att mentorskap och den sociala delen är extra viktiga när onboardingprocessen sker på distans.
During the Covid-19 Pandemic, organizations have had to change the way they work, and more employees have had to work from home. This means that even new employees commence their employment remotely and are introduced to the organization remotely, meaning they go through the onboarding process remotely. Since the pandemic started approximately one year ago, there is limited research on how the onboarding process has been impacted and how the remote onboarding process has been experienced. This study’s purpose has been to create knowledge about how the onboarding of newemployees has been affected or changed during remote work. This has been created byexamining how new employees and those responsible for the onboarding have beenaffected by the onboarding process taking place remotely. To specify the purpose, the research questions were focused on employees from the same organization and who had worked the majority of their working hours remotely. The theory consisted of previous research around onboarding activities, organizational culture, socialization, and remote work. A case study design was chosen for this study. The selection of respondents was chosen through specific criteria’s, which included being from one organization, and the new employees had been working in the organization for a minimum of three months and not more than a year. To create an understanding of the experience of the onboardingprocess, qualitative semi-structured interviews were conducted with eight respondents, where three were in charge of the onboarding process, while the remaining five were new employees in the same organization. After the interviews, the material was transcribed and later became the empiricism for the study. The empiricism from these interviews showed above all that it was a challenge for the new employees to get to know their coworkers while working remotely. It was also difficult for the new employees to get an understanding of the organizational culture, this is supported by the theory as it shows that it can take a long time to understand the organizational culture. Additionally, there were only two out of five new employees who had a mentor from the start of the employment, and it was shown that a mentor would have been wanted. An analysis model was used, which was based on a previous model from Bauer (2010) called “The Four C’s” that consisted of four levels of what a successful onboarding process should consist of for new employees. Based on this model the organization reached the first level, which consisted of informing about rules, laws, and policies, while the remaining levels were partially achieved. The study shows that previous onboarding activities are still relevant, as well as mentorship, and the social aspect is extra important when the onboardingprocess is remote.

Att börja en ny anställning är en utmaning fylld av känslor såsom förväntan ochglädje, men också av osäkerhet och stress. Beroende på bemötande från chef ochkollegor samt hur organisationen arbetar med introduktionsprocessen, påverkas den nyanställdes möjlighet till organisatorisk socialisation. Syftet med vår studie var att genom semistrukturerade intervjuer undersöka hur socialisationen upplevs fungera för nyanställda i en statlig och en privat verksamhet. Med utgångspunkt i tidigareforskning om introduktion, onboardingprocesser och organisatorisk socialisation har vi använt oss av teorier från bl.a. Mead, Cooley, Bauman och Asplund för att förstå och tolka informanternas utsagor. Studiens resultat påvisar vikten av ett formellt introduktionsprogram men även vikten av ett gott bemötande för att den nyanställde ska leverera enligt förväntan och vilja stanna på sin nya arbetsplats. Vid jämförelsermellan arbetsplatserna, konstateras att behoven av trygghet och att känna sig välkommen, är oberoende om man arbetar statligt eller privat.
Starting a new employment is a challenge filled with emotions such as expectationand joy but also of uncertainty and stress. Depending on the response from managerand colleagues, as well as how the organization works with the introductory process,the possibility of organizational socialization for the new employee is affected. Thepurpose of our study has been to through semi‐structured interviews study how socializationis perceived for new employees in a government organization and in a privatebusiness. Based on previous research about introduction, onboarding processesand organizational socialization, we have used theories from, among others, Mead,Cooley, Bauman and Asplund to understand and interpret the statements of the informants.The results of the study demonstrate the importance of a formal introductoryprogram for the new employee but also the importance of being well treated inorder of to delivering according to expectations and willingness to stay at the newworkplace. In comparisons between the government and the private organization it isstated that the need for security and feeling welcome is independent of whether youwork state or private.